Toen we ons toch maar plichtsbewust in de materie verdiepten moesten we toegeven dat de nieuwe privacywetgeving ons grondig deed nadenken over welke persoonsgegevens we bijhouden en op welke manier we deze gegevens beveiligen.
GDPR voor een vertaalbureau, wat houdt dat in?
Als vertaalbureau krijgen we regelmatig bronteksten aangeleverd waarin persoonsgegevens staan. Dat kunnen namen, telefoonnummers, e-mailadressen zijn, maar ook biografieën. Deze gegevens worden – weliswaar via een beveiligde portal – doorgegeven aan onze vertalers, van wie we ook vragen dat ze de nodige maatregelen treffen om misbruik te voorkomen.
Wat deden we concreet?
- We volgden een stevige workshop rond GDPR en namen een specialist onder de arm. Na nog wat mailverkeer met de gegevensbeschermingsautoriteit begonnen we het bos door de bomen te zien. We schreven een actieplan en gingen aan de slag: We legden een dataregister aan.
- We installeerden een extra firewall en zorgden voor automatische encryptering van alle bestanden op onze dataserver. Zo zijn je teksten nu nog beter beveiligd tegen datalekken en misbruik.
- We wezen onze vertalers op hun verantwoordelijkheid en goten deze afspraken in een officiële verwerkingsovereenkomst.
- We schreven een privacybeleid en publiceerden het op onze website.
Wat kan jij doen?
Jij als klant kunt ons geweldig helpen door – in de mate van het mogelijke – persoonsgegevens uit je bronteksten weg te laten. Perscontacten, om maar iets te zeggen, kun je makkelijk uit een persbericht weglaten en pas na vertaling toevoegen.
Data die niet gedeeld worden zijn de veiligste data, dat spreekt voor zich. Als je toch persoonsgegevens in een brontekst moet laten staan – soms kan het echt niet anders en hebben onze vertalers die ook nodig voor hun opzoekwerk – dan vragen we je om dit te melden. Zo weten wij dat we extra veiligheidsmaatregelen moeten nemen en dat we de teksten tijdig moeten wissen. Alle details over welke persoonsgegevens we bewaren en hoe lang staan beschreven in ons privacybeleid. Heb je toch nog vragen hieromtrent? Bel ons, schrijf ons, laat ons nog iets weten. Oh nee, nu zit ik met een oude schlager in mijn hoofd.